STUDIU: 90% dintre responsabilii cu achizițiile publice din instituții folosesc Microsoft Excel pentru desfășurarea operațiunilor

Studiul realizat de Arxia a relevat că 90% dintre instituțiile publice respondente utilizează ca instrument de gestionare a achizițiilor publice doar aplicația Microsoft Excel. Un procent redus, de 5% au un soft specializat care să îi sprijine în procesele de achiziție publică, iar restul de 5% folosesc instrumente chiar mai rudimentare, precum Microsoft Word.

„Ceea ce relevă încă odată acest studiu este necesitatea implementării suportului digital eficient pentru procesele de achiziții publice. Aceasta ar fi nu doar un pas către normalitate, ci este absolut necesară pentru creșterea eficienței și, în mod esențial, pentru reducerea cheltuirii ineficiente a banului public. Estimările noastre arată că statul pierde anual aproape 2% din PIB, din cauza gestionării deficitare a achizițiilor publice. La aceasta se adaugă și risipa enormă de timp și resursă umană, angajații fiind nevoiți să execute acțiuni care pot fi realizate rapid, printr-un sistem informatic specializat. Multe dintre instituții nici nu știu că există soluții pentru eficientizarea proceselor, deși aplicații informatice specializate sunt disponibile în piață, iar costul acestora este accesibil. Un prim pas pe care ar trebui să-l aibă în vedere instituțiile este să apeleze la experții în digitalizare care există în piață, iar industria IT din România este deschisă să își ofere sprijinul. Arxia dezvoltă astfel de soluții și a dobândit o expertiză solidă în implementarea lor în cadrul instituțiilor publice. În contextul accelerării digitalizării instituționale prin implementarea PNRR și a Cloud-ului Guvernamental, România se află acum într-un moment de oportunitate pentru a acorda atenția cuvenită acestui subiect ”, a susținut Daniel Homorodean, CEO al Arxia (FOTO).

Experții în achiziții publice vor digitalizarea proceselor - inerția este mare

Conform studiului, majoritatea respondenților recunosc lipsa unei soluții informatice de facilitare a procesului de achiziții publice. Un procent de 95% dintre participanții la studiu consideră că ar fi necesar să fie implementată în cadrul fiecărei instituții o astfel de soluție, așa cum sunt implementate în fiecare dintre ele sisteme informatice dedicate activităților financiar-contabile. Deși cei implicați în procesul de achiziții publice își doresc implementarea unui astfel de sistem digital, există mai mulți factori ce împiedică acest lucru.

Principala piedică în calea digitalizării achizițiilor publice nominalizată de respondenți este chiar reticența de la nivelul conducerilor instituțiilor publice. Peste 44% dintre aceștia au menționat că, la nivelul managementului, nu se înțelege necesitatea unui sistem informatic de gestionare a activităților specifice achizițiilor publice. La lipsa de interes a managementului se adaugă teama de schimbare a unora dintre funcționari, precum și faptul că digitalizarea activităților din acest domeniu nu a fost promovată și instituțiile nu știu că există deja soluții informatice disponibile în piață și sunt accesibile.

Alte motive identificate au fost lipsa unei alocări bugetare pentru un program informatic specializat, invocată de peste 31% și rezistența la schimbare în cadrul celorlalte compartimente din instituții, care ar fi reticente să utilizeze un astfel de sistem prin care se colectează, în mod organizat, necesitățile din cadrul întregii organizații – 27% dintre instituții au raportat această problemă.

Documentarea solicitărilor și trasabilitatea informației - probleme pentru majoritatea experților

Ca urmare a posibilităților actuale limitate de gestionare digitală a proceselor de achiziții publice, un număr considerabil de respondenți întâmpină diferite dificultăți. Studiul realizat arată faptul că, în acest moment, activitățile specifice derulate în cadrul instituțiilor în domeniul achizițiilor publice, incluzând colectarea informațiilor privind necesitățile, aprobarea și avizarea solicitărilor, planificarea și urmărirea realizării achizițiilor, raportarea, gestiunea contractelor, sunt practic nedigitalizate, pentru majoritatea instituțiilor singurul suport fiind doar un fișier extern, pe care nici măcar nu se lucrează colaborativ.

Astfel, una dintre principalele probleme semnalate este calitatea referatelor de necesitate, documentele prin care compartimentele din cadrul instituției își exprimă necesitățile care trebuie satisfăcute prin achiziția de produse, servicii sau lucrări: 81% dintre respondenți au declarat că se întâmplă des, sau foarte des ca aceste documente să fie incomplete. Cei care folosesc doar programul Excel s-au confruntat cu situații în care a fost dificil să identifice și să urmărească cererile compartimentelor din punct de vedere al cantităților și valorilor. Dintre respondenți, peste 44% au avut această problemă foarte des și des, iar numai 26% dintre aceștia nu au avut niciodată sau foarte rar dificultăți în această privință. Datele arată o problemă gravă: aproape jumătate dintre respondenți au dificultăți în corelarea necesităților la nivel de departamente, din cauza lipsei unui sistem centralizat de gestionare și organizare.

O soluție digitală ar permite ca fluxul de aprobare să fie complet digital, prin semnături electronice, sprijinind o mai bună colectare a informației și reducând astfel problema documentelor incomplete semnalate de peste 80% dintre respondenți. S-ar elimina de asemenea riscul ca documentele să se piardă sau să se rătăcească și ar ușura fluxul transmiterii lor între departamente. Transmiterea automată a comenzilor către furnizori și sistemul de avertizare cu privire la expirarea duratei contractelor sunt și ele incluse în beneficiile unei soluții digitale integrate.

Lipsa cadrului digital care să faciliteze comunicarea în cadrul structurii instituției pentru planificarea și realizarea achizițiilor are repercusiuni în aproape toate etapele procesului. Aproape un sfert dintre respondenți, respectiv 24%, au declarat că se întâmplă des, sau foarte des, să nu fie notificate departamentele, chiar dacă produsele solicitate au fost deja recepționate la nivelul instituției. Numai 21% dintre participanții la studiu au declarat că nu s-au lovit niciodată de această situație. Această stare de fapt împiedică asigurarea unui nivel corespunzător de control, trasabilitate și auditabilitate a informației și a activității, cu consecințe grave în eficiența cheltuirii banului public, riscuri directe de nerespectare a legislației, mult timp și efort consumat în plus.

Lipsa digitalizării creează dificultăți în respectarea termenelor legale

O altă urmare a acestei lacune din domeniul digital se regăsește la nivelul termenelor legale. Peste 36% dintre respondenți au declarat că întâmpină foarte des și des dificultăți în respectarea termenelor legale în cadrul proceselor de achiziții publice, în timp ce numai 17,5% nu au avut niciodată această problemă.

Probleme identificate în cadrul studiului se pot rezolva cu ajutorul unei soluții informatice care să faciliteze gestionarea, comunicarea și organizarea aspectelor legate de procesul de achiziție publică. Din acest punct de vedere, aproape 50% dintre respondenți au întâmpinat dificultăți în mod frecvent. Printre beneficiile implementării unui astfel de suport digital putem număra gestionarea, în timp real, din punct de vedere cantitativ și valoric, a contractelor în derulare. Această opțiune ar veni în ajutorul celor implicați în procesul de achiziții publice și printr-un sistem de avertizare cu privire la epuizarea valorilor și cantităților prevăzute în contracte.

Despre Arxia și Daniel Homorodean

Arxia susține digitalizarea administrației și a relației cu cetățenii pentru o mai bună calitate a vieții. Compania a acumulat experiență în dezvoltarea de standarde și analiză, produsul ProcessPlayer al companie fiind dedicat pentru oferirea de asistență end-to-end pentru procesele de achiziții publice pentru autoritățile contractante.

Daniel Homorodean este Vicepreședinte al Cluj IT Cluster și CEO Arxia, expert de top în digitalizare instituțională, membru în comisii europene de digitalizare, e-government, și achiziții publice digitalizate, cu experiență de peste 20 de ani în aceste domenii strategice.